Bookingsystem til campingplads: Case fra Charlottenlund

Før Lucas indførte GoCamping, betød højsæsonen ofte lange køer af gæster i receptionen, mens telefonen ringede i baggrunden.

I dag klares 90% af alle check-ins automatisk via onlinebooking, automatisk udsendelse af bookingbekræftelser og integration til elektrisk bom.

Det har frigjort så meget tid, at receptionen nu fungerer mere som en café, hvor personalet har tid til at tage imod gæsterne i ro og mag.

Campingpladsen ligger ved det historiske Charlottenlund Fort nord for København. Som en moderne by-campingplads oplever de et massivt ryk af gæster, der ønsker fleksibel ankomst.

Før Charlottenlund Fort Camping fik et bookingsystem til campingplads fra GoCamping, blev store dele af driften håndteret manuelt i receptionen. Som på mange andre campingpladser betød det kø ved skranken, telefoniske reservationer og mange gentagne spørgsmål i løbet af dagen.

Det skabte flaskehalse, som campingchef Lucas beskriver det:

“Midt på dagen stod folk ofte i kø i receptionen. Nogle skulle checke ud, andre skulle checke ind, og samtidig ringede telefonen. Jeg kunne godt mærke, at vi brugte rigtig meget tid på de samme ting igen og igen.”

Ved at skifte til GoCampings alt-i-én løsning blev administrationen automatiseret. Investeringen var tjent hjem allerede det første år – ikke på grund af dyre it-systemer, men fordi personalet fik hænderne fri til at drive pladsen og optimere belægningen.

Med GoCamping samles booking, betaling, adgang og administration i én samlet platform. For Charlottenlund Fort Camping har det skabt et helt nyt overblik over reservationer, gæstekommunikation og den daglige drift.

Det betyder i dag, at pladsen kan automatisere en lang række manuelle opgaver:

• Automatisk onlinebooking: Gæsterne booker og betaler direkte på hjemmesiden.
• Intelligent kommunikation: Bookingbekræftelser og praktisk info sendes ud helt uden manuel indsats.
• Integreret adgangskontrol: Systemet taler direkte sammen med den elektriske bom ved indkørslen.
• Dybdegående indsigt: Nem adgang til belægningsprocenter og realtidsdata, der gør det nemmere at planlægge sæsonen.

Læs også: Hvordan dataanalyse kan øge belægningen på jeres campingplads

Onlinebookingen er motoren i Charlottenlund Fort Campings digitale setup. Fordi reservation, betaling og udsendelse af koder sker automatisk, er det meste af arbejdet gjort, længe inden gæsten overhovedet ruller ind på pladsen.

Når en gæst booker et ophold, modtager de med det samme:

• En officiel bookingbekræftelse og kvittering.
• Praktiske informationer om opholdet og pladsens regler.
• En unik adgangskode, der virker til bommen og faciliteterne under hele opholdet.

Campingchef Lucas indrømmer, at han skulle vænne sig til tanken om at give slip på kontrollen:

“Jeg var faktisk lidt nervøs i starten for at lade gæsterne klare så meget selv online. Men det viste sig hurtigt, at de fleste synes det er både enkelt og nemt. Det har gjort hverdagen mere enkel både for gæster og personale.”

“Før stod folk i kø ved middagstid. I dag klarer de fleste booking og check-in selv. Receptionen fungerer næsten mere som en café, hvor vi kan tage os tid til at snakke med gæsterne.”

Selve motoren i den natlige og sene ankomst er vores tætte integration med pladsens hardware.

Ved ankomst indtaster gæsten blot den unikke kode fra sin bookingbekræftelse på tastaturet ved indkørslen. Herefter åbner den elektriske bom til campingplads automatisk.

Det betyder i praksis:

• 24/7 ankomst: Gæster kan rulle ind på pladsen sent om aftenen eller om natten uden forudgående aftale.
• Ingen nattevagter: Pladsen håndterer sene ankomster uden at have lønkroner bundet i receptionen uden for lukketid.
• 90% automatisering: Omkring 90% af alle check-ins på Charlottenlund Fort kører i dag helt uden menneskelig indblanding.

For at minimere administrationen yderligere understøtter GoCampings onlinebooking til campingpladser en lang række moderne betalingsformer, der fungerer på tværs af onlinebooking og fysisk fremmøde.

Systemet taler direkte sammen med pladsens eksisterende hardware og præferencer, herunder:

• MobilePay kasseløsning (både online og integreret i receptionen)
• Klassiske POS- og EMV-betalinger
• Direkte integration med ePay
• Fysiske kortterminaler (f.eks. Verifone kassesystemer)

Digitaliseringen har haft en mærkbar og direkte effekt på gæsteoplevelsen. Fordi de klassiske flaskehalse i receptionen er væk, oplever gæsterne en langt mere smidig og stressfri ankomst.

I evalueringerne fremhæver gæsterne især tre områder, som har løftet tilfredsheden:

• Total fleksibilitet: Muligheden for at ankomme præcis, når det passer ind i rejseplanen.
• Intuitiv onlinebooking: En enkel og hurtig bookingproces, der kan klares på farten fra mobilen.
• Lynhurtig check-in: Slut med at spilde den første ferietid i en lang ventekø.

Den reducerede ventetid og det højere serviceniveau i receptionen har efterfølgende kunnet aflæses direkte i form af flere positive anmeldelser på Google.

Udover den daglige lettelse i administrationen opsamler GoCamping værdifuld realtidsdata om pladsens drift. Ledelsen på Charlottenlund Fort Camping bruger i dag systemets indbyggede camping-dataanalyse til løbende at følge vitale nøgletal som belægningsgrader, bookingmønstre, omsætning og sæsonudsving.

Disse reelle bookingdata gør det markant nemmere at planlægge fremadrettet:

• Præcis bemanding: Personaleressourcerne kan justeres præcis efter, hvornår trykket på pladsen er størst.
• Målrettede kampagner: Markedsføring og tilbud kan sættes ind på de uger i ydersæsonen, hvor dataen viser ledig kapacitet.
• Kapacitetsudnyttelse: Bedre overblik over, hvilke plads- og hyttetyper der performer bedst over året.

Den kontante reduktion i manuelle arbejdstimer og den markante effektivisering af den daglige drift betød, at Charlottenlund Fort Camping oplevede en mærkbar økonomisk gevinst med det samme.

Faktisk var hele investeringen i GoCamping tjent ind allerede i løbet af det første år – primært fordi personalets ressourcer kunne flyttes fra tidsrøvende administration til direkte værdiskabende service og gæstehåndtering.

Campingchef Lucas deler gerne ud af sine praktiske erfaringer med platformen. Hvis du overvejer at digitalisere din egen plads, men gerne vil have en ærlig og uforpligtende snak med en kollega fra branchen, formidler vi med glæde kontakten.